Newsletter

Comunicare tramite newsletter

La comunicazione attraverso newsletter permette di farsi conoscere praticamente a costo zero. Questo mezzo di comunicazione è sempre più sfruttato ed è quindi opportuno utilizzarlo in maniera intelligente e Mr Gino Vi aiuta in questo.

Suddivisione in argomenti

Mr gino permette di definire una serie di argomenti a piacere che saranno il soggetto principale di cui tratta ciascuna newsletter. Ad esempio possono essere creati degli argomenti come EVENTI, FORMAZIONE, NUOVI PRODOTTI...
Per ciascun utente in archivio, che abbia effettuato lui stesso la registrazione dal sito, oppure che sia stato immesso manualmente da un amministratore, viene indicato a quali argomenti della newsletter è interessato.
Per il rispetto dell'utente e delle leggi vigenti, è opportuno richiedere il consenso ad inviare newsletter ti tipo promozionale agli utenti inseriti manualmente, mentre per chi si è registrato dal sito, ha già esplicitamente espresso tale consenso e la volontà di ricevere notizie su certi soggetti. Un utente registrato può avere a la facoltà in qualsiasi momento di variare qualsiasi dato personale, compreso l'iscrizione ai vari argomenti della newsletter, oppure a cancellarsi.
Ciascuna newsletter prodotta appartiene a una categoria di argomento, in modo che Mr Gino la possa inoltrare solo a chi ha richiesto la ricezione del medesimo.

Suddivisione degli utenti in gruppi

Gli utenti possono essere suddivisi in gruppi e un utente può appartenere a più gruppi. Ad esempio un utente potrebbe appartenere ai gruppi: CLIENTI ITALIA, CLIENTI FIDELIZZATI, CLIENTII LOMBARDIA, CLIENTI DISTRIBUTORI.
Ciascuna newsletter può essere inviata a più gruppi di utenti, ipotizziamo di inviare una newsletter ai CLIENTI DISTRIBUTORI + CLIENTI LOMBARDIA.
In questo caso Mr Gino invierà una sola email all'utente, sebbene questo appartenga a due gruppi di distribuzione indicati come destinatari della newsletter.

Scelta manuale

Mr Gino produce automaticamente per ciascuna newsletter una lista di distribuzione della stessa incrociando i dati degli argomenti di interesse di ciascun utente con quelle dei gruppi di appartenenza dello stesso. Questa lista, prima dell'invio, può essere visualizzata e utente per utente può essere disabilitato alla ricezione della newsletter dall'amministratore. Un utente disabilitato da una newsletter, può essere sempre riabilitato per quella newsletter in un successivo momento.

Attesa di trasmissione

Prima di inviare una newsletter, dovremo indicare quanti giorni devono essere trascorsi dalla precedente newsletter inviata. Mr Gino invierà quindi la newsletter agli utenti che non ne hanno ricevuto una precedente entro i giorni indicati e metterà gli altri invii in una coda che sarà trasmessa nei giorni successivi.

Numero massimo newsletter giornaliere

Al fine di evitare problemi con l'ISP (ovvero Internet Service Provider che è l'azienda di servizi che noleggia l'hosting del sito), Mr Gino controlla che non vengano spedite più di 1.000 newsletter giornaliere. Volumi superiori a questi, richiedono l'uso di un server dedicato, altrimenti utilizzando server condivisi si può correre il rischio di essere classificati come 'spammer' e vedersi disattivato il servizio. Le newletter eccedenti sono messe in coda e saranno spedite nei giorni successivi.

Stile della newsletter

Per facilitare il compito di chi deve redarre le newsletter, vengono preparati prima dei modelli in modo da non dover inserire in ciascuna newsletter una serie di informazioni ripetitive che oltre a rallentare il lavoro, possono essere fonte di errori. Qui di seguito il dettaglio delle informazioni contenute in uno stile di newsletter.

Descrizione

Un nome assegnato allo stile per essere facilmente individuato da chi poi redige le newsletter, ad esempio NEWSLETTER PROMO ITALIANO

Formato email

Si può decidere se fare una newsletter in formato testo oppure in formato HTML. Se si crea in formato HTML e un utente ha scelto di ricevere le email in formato testo, la newsletter sarà convertita automaticamente da Mr Gino come richiesto dall'utente. Diversamente, una newsletter creata in formato testo, rimane tale per tutti gli utenti.

Messaggio alternativo in caso di non ricezione

Indicare un messaggio tipo 'cliccare qui se non vedete correttamente questa email'. Mr Gino collegherà automaticamente con un link questo testo ad un preview e l'utente potrà visualizzare la newsletter attraverso il suo browser.

Immagine intestazione

E' un'immagine riprodotta in testa della newsletter. Verrà usata solo per il formato HTML e quindi può essere omessa se il formato è testo.

Forma di apertura maschile

Forma di apertura della newsletter quando è inviata ad un utente registrato di sesso maschile, come ad esempio Egregio iscritto alla nostra newsletter, Egregio cliente...

Forma di apertura femminile

Come sopra, ma per un utente registrato di sesso femminile.

Forma di aperura destinatario sconosciuto

Come sopra, ma inviata ad utenti non registrati o di cui non si conosce il sesso.

Email per assistenza newsletter %%A

Indirizzo email che verrà citato in seguito relativo alla assistenza per problemi che riguardano la newsletter. Il simbolo %%A è per ricordare che, scrivendo %%A nei testi di chiusura successivi, questa sigla verrà automaticamente sostituita con l'indirizzo impostato in questo campo.

Testo di chiusura per utenti non registrati

Testo di chiusura della newsletter che riporta normalmente messaggi relativi alla tutela della privacy. Questo è il messaggio destinato agli utenti non registrati, ovvero quelli che sono stati immessi in archivio da un amministratore. Scrivendo %%A verrà sostituito con l'indirizzo email della assistenza.

Testo di chiusura email per utenti registrati

Testo di chiusura della newsletter che riporta normalmente messaggi relativi alla tutela della privacy. Questo è il messaggio destinato agli utenti registrati. Scrivendo %%A verrà sostituito con l'indirizzo email della assistenza.

Immagine piede

Immagine da inserire nel piede della newsletter. Solo per formato HTML.

Testo nel piede della mail

Testo del piede della newsletter.

Redazione della newsletter

La redazione della newsletter è molto semplice in quanto usufruisce del fatto di avere già degli stili predefiniti. Per redarre una newsletter occorre inserire i seguenti dati:

Titolo

Il titolo della newsletter a scopo di identificarla in archivio.

Tipo News

L'argomento principale della news a scelta tra una delle categorie immesse in precedenza (EVENTI, FORMAZIONE...)

Stile

Uno tra gli stili definiti come illustrato sopra.

Pagina

Una pagina del sito può essere inviata nella newsletter, sia in formato HTML, sia in formato testo, perchè Mr Gino la converte automaticamente. Una pagina per essere inviata deve essere copiata ed incollata come pagina news nell'apposito archivio.

Oggetto

Oggetto che compare nella email.

Testo

Un testo che appare nella newsletter prima della eventuale pagina. Se la pagina non è inviata, questo è l'unico testo della newsletter (oltre ai testi di apertura e di chiusura indicati nello stile che stiamo utilizzando).

Firma

Firma del mittente della newsletter.

Gruppi a cui inviare la comunicazione

Elenco dei gruppi degli utenti. E' necessario spuntare la casella dei gruppi ai quali vogliamo inviare la newsletter.

Approvazione

Una newsletter, per poter essere inviata ad una lista di utenti, deve essere approvata da un amministratore senior.

Anteprima

L'anteprima di ciascuna newsletter può essere visionata, sia nella forma per utente registrato, sia in quella per utente non registrato. Semplicemente facendo click su un bottone, Mr Gino invia al redattore una email di prova.

Report

E' dipsonibile il report degli invii di ciascuna newsletter, con l'elenco degli utenti destinatari e l'esito del server di posta.